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告别气氛沉闷、效率低下的会议(2/2)

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相反,如果每个人的意见都可以在一种平和的气氛中表达,并得到团队其他成员的尊重和赞许,那么其他与会者也会乐于参与其中,贡献自己的智慧和创意。

我曾受某地工商银行之邀,为其主持过一次头脑风暴,目的是提升门店的客户满意度。会议开始后,大家各抒己见,后来其中有一个人说道:“不满意的客户别来。”

这个主意其实有没什么问题,但是感觉有点儿无稽之谈的意思,有些别扭。此时,行长有点儿坐不住了,朝发言者瞪眼睛。我见状赶忙说:“这主意不错,我得赶紧记下来。”

当其他与会者发现这样的主意也可以被记录下来时,真正意义上的头脑风暴这才开始,大家提出了一个又一个令人惊喜的想法。会议带给全体成员很强的参与感和责任感,大家都觉得有话可说,自己的声音、自己的意见能被表达已经是一个很好的开端了,至于意见最后是否被采纳,反而显得不那么重要了。

当我收集并记录了大量有价值的意见后,便回头问刚才提出意见的那个人:“你说让不满意的客户别来是什么意思?”

他回答道:“我发现很多老人家到银行就是交个煤气费和水电费,这种业务银行压根就不挣钱,所以完全可以交给隔壁银行去做。像我们这种高端银行,服务的主要人群应该是高端客户。如果领导采用了我的意见,相信银行的业务水平会得到有效的提升。”

听他说完原委,行长频频点头,并且同意了这个提议,在银行内部增设了VIP(贵宾)窗口。

管理者在组织头脑风暴时,应以一颗宽容的心容纳一切天马行空的想法,尊重所有成员的意见。很多表面看起来会被嗤之以鼻的想法,只要留给大家足够的时间去陈述,就会发现这些意见中的价值和意义。

2.不要急着否定

当有人在头脑风暴中提出某个具体想法时,可能会有其他人也表态说这种方法之前尝试过,但因为某种原因收效甚微,这个建议一定不可行。

这种情况相信各位管理者都曾在会议中遇到过,我的观点是:即便其他人确实尝试过该想法,结果也确实不太成功,但我非常不提倡这种当场否定的做法。当场否定其他人的意见,对会议氛围的破坏力显而易见,头脑风暴就起不到应有的作用。头脑风暴最核心的部分是让团队各成员都能从中获得参与感,以便收集更多更好的想法,任何阻碍参与感的行为都不值得提倡。

通过头脑风暴来搜集足够的意见是改善企业管理的重要途径之一,但是现实环境中,很多企业的头脑风暴会议中总是充满了打断和争吵,最后几个小时下来,收集到的意见也寥寥可数,会议效率极低。因此我们有必要对头脑风暴的流程梳理一下。

第一,要明确本次会议讨论的具体问题,问题越具体越详细越好。

第二,先不要急着发言,每个人针对这个具体问题,先构思,先想一下,把自己的想法记下来。这个记录的过程给了与会者独立思考的时间,有益于形成真正独特的思考。

第三,各自陈述。将自己的观点陈述出来,其他人只能表示肯定,否定意见暂时保留。在别人陈述的过程中,其他人有时间继续完善自己的方案。这样呈现出的解决方案数量最多。

这样才算是一次成功的头脑风暴。而管理者需要做的,便是维护好会场秩序,让每个与会者都有参与的机会。

需要注意的是,进行头脑风暴的人数不宜太多,一般不超过15个人。此外,最好请一个局外人参与进来,这样往往会给团队带来更加新鲜的视角和方案。

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