2．商务会议的要求
商务会议组织工作内容繁杂，主办方必须考虑会议的准备、进程、结束以及会后的每个工作细节，不能因为工作的疏漏而耽搁或影响会议的进行。商务会议在会议的各个环节上都有要求。
（1）在会前必须做好准备工作。
①首先应该明确开会的目的，根据会议的目的确定会议参加者的范围，传达会议通知，印发会议证件，选定并布置会场；布置会场时，应落实灯光、音响、墙面装饰、花草摆放等问题。
②进行会议前的准备。查看茶水、与会者资料、座位卡是否备好并放置妥当，落实开会期间的会场签到、引座、倒水、安全保卫等问题。
（2）开会期间的要求。
①会议中，一般与会者参加会议时应注意：
1）准时或提前进入会场，不应拖拖拉拉。在会议开始以后，进入会场是失礼的，应轻轻寻找座位坐下，不可喧哗。
2）与会者进入会场以后，遇到熟识者可点头微笑致意，不必四处握手打招呼。
3）会议进行中，不能随意讲话或走动或做其他动作，提前退场应向有关人员说明情况。听取他人报告，应鼓掌表示欢迎，专心听讲并做好会议记录。
4）与会者常见的两种失礼行为，即对发言人的反应冷漠，如聊天、打瞌睡等；或是对发言人的反应强烈，如起哄、喝倒彩、吹口哨等。发生这样的行为时主持人应及时制止。
②会议主席台成员一般为来宾或发言人，其言谈举止必须体现对与会者的尊重，遵照主办方与主持人的安排。来宾或发言人一般应提前到达，由主办方安排在休息室；即将开会时，来宾应做到以下几点：
1）当来宾井然有序地进入主席台按座位卡就座，主持人与会者鼓掌欢迎时，来宾也要站立鼓掌还礼。
2）来宾在主席台上面对众多与会者，举止要端庄。发言时，应礼貌地环视来宾和与会者，言语中应尊重组织者、主持人、与会者；如发言中响起掌声，应稍作停顿。如果发言人是从与会者中走上主席台，上台应迅速并遵守规定的发言时间，以免影响会议进程。
③主办方配合主持人做好会场各项工作，并做好会议记录，需要录音或摄像的应提前准备。
（3）会议结束后，主办方要将会议内容要点整理成文，送交有关人士审阅后，付印分发。
会议主持人要根据以上要求，把握会议的进程，控制会场秩序，保证会议议程的有序进行，达到会议预期的目的。
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