5. 突发工作？依据“两分钟”原则来面对
生活本身就是一场意外，也恰恰是因为“意外”，所以才有层出不穷的突发事件。突发事件的发生并非偶然，而是一种必然，这种必然只有一个原因：人是群居性的动物，生活在社会中，本身就决定了你的时间有一部分是要由他人来决定的。
举个例子来说：
你已经打算好在周一开完部门会议后将采购计划进行审批，但是在周六晚上，你的老板打电话告诉你：“你下周一必须去北京走一趟，我们的国外客户来中国了，需要你去见一下面，同时谈妥未来一年的合作计划。”
这种时候，你要怎么办？
难道你要告诉领导说：“对不起，我已经打算好在周一审批我们部门的采购计划了，你应该在我上周制订计划时就通知我！”
如果你真的这样说了，难保你不会被炒鱿鱼。
突如其来的事件将原定计划打乱，我们需要区别情况来对待：有些事情是出现在当下、可以在短时间内就处理好的；有些事情是“预约式”的，它们打乱的是你未来的计划。在这种情况下，区别对待是最好的做法。
●出现在当下的突发事件，立足基本的“两分钟原则”
为什么我们要用“两分钟原则”来处理突发事件？这源于“两分钟”的特别：两分钟基本上是一道时间分界线，即从这两分钟开始，你对某些情况进行归档、保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这一问题时就动手解决所需要的时间。换句话来说，这是一条提升效率的捷径。
因此，若你估计临时的突发事件可以在两分钟以内完成的话，你应该立即去完成它。
可以在两分钟内完成的突发事件
◎打个回访电话
◎给下属分配一项紧急任务
◎上厕所
◎纠正秘书的一个小错误
……
值得高效能人士需要注意的一个问题是，如果一件突发事件是由你的上级交代下来的且是需要他人完成的，那么，就需要你在第一时间安排出去。这与其他依据“两分钟原则”处理事情不同的地方在于，你需要花费一点时间，将这件事情写入你的“等待清单”中。
●注意保存当前的工作进度
如果经过评估以后，临时的突发事件的确是一件需要你本人去优先处理的事情，那么，你需要做好以下几个工作，以保证自己不会丢失当前手头工作的进度与思路。
◆明确当前工作进度：你手头的工作做到了哪个程度？比如，你正在看一封由重要客户寄来的抱怨信件。
◆你对手头的工作有什么样的想法？你认为客户之所以不满，是因为他们购买的产品得不到完善的售后服务。
◆你准备将手头的工作如何处理？你是否要亲自打个电话，向客户解释或者道歉？抑或是将这件事情转交给客服部门？
◆有条件的话就录音：将大脑中有关手头工作的想法全部说出来。
◆下一步的行动，比如，你准备先保存一下当下已经写好的部分致歉信。
保存完当前的工作进度以后，你便可开始着手处理临时突发事件了。
●影响原有工作排序的突发事件，依据“要事第一”原则
是否能够将突发事件处理好，首先要看我们的评估能力。处理此类问题时，你首先要明确一个问题：“重要的事情是相对于谁来说的？”重要的事情应该是立足于自己的角度来讲的，因此，你需要去判断这件突发事情重要，还是自己的计划任务更重要。
对于高效能人士而言，最忌讳的就是依据他人（包括你的上司）的要求来确定事件的优先级别。在时间管理中，“优先级别”“四象限法则”“要事第一”原则等，都需要自己来当裁判。
他人并不会知道你今天的计划有什么，他们只是单纯地将自己想要做的事情告诉你。虽然对方的身份有可能很特殊（上司、亲人、亲密的朋友），但这些都不是你划分优先级别的依据，而只是影响你划分优先级别的一个因素而已。
比如说，依据你自己的任务排序，你需要在晚上7点钟开始写作部门新产品的推广策划书，这对你这个部门主管而言是一件“重要但不紧急”的事情，因此，你特意选择了在晚上吃完晚饭、没有人打扰的时间来整理思路、列出提纲。
这本身是一个极佳的计划：它未打扰你的正式工作时间，未影响你与家人共进晚餐的时间，并且，你选择了一个适合思考、自我独处的时间来进行这项重要的工作。
遗憾的是，你的老板要求你晚上陪一个客户吃饭。此时，你要如何处理？
面对这种情况，你就需要做出如下考虑：
◆这是一个真正重要的客户吗？
◆是否必须自己出面不可？
◆是否还有比自己更适合的人选？
◆推广策划书的到期日是哪一天？
◆这份策划书是否具有非常重要的意义？
◆如果换一天写这份策划书，是否会影响到进度？
◆与家人共进晚餐是否非常重要？
虽然你很可能只有1分钟甚至更少的考虑时间，但你必须学会根据上面的问题做出决定：改变（或者不改变）原定计划。
●若不改变计划，需要委婉而坚定地拒绝
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