第三章
积极控制工作流程
让时间为我所用
对高效能人士而言，因为杰出的表现，他们往往会拥有一定的工作权限。利用这种权限，调整、控制工作流程，并据此来向他人提出特定的要求，形成具有鲜明个人色彩的工作、沟通习惯，往往会使双方的时间都被大大节约。
1. 倒推法：俯视全局，利用目标往回推算
讨论项目规划、日程安排，如果说有什么不可或缺的工具的话，那么，最好的办法就是将行程安排、待办事项一一写下来。而俯视全局回推安排的重点就在于掌握全局：想要达成某个预定的目标，就必须从目标完成日往回推算，看如何安排整个行程才能达到最佳效果。
●从目标点逆时回推计算
一般情况下，所谓的规划可以分为两类：
◆消极安排
消极安排属于遇到事情再解决的人最习惯用的类型，也就是说，这种行程通常是被时间追着跑的人安排的。打开他们的行事历，你会看到上面写着与他人约定的事项、具体的开会通知、工作的截止日期等，这种人会等到约定的事项确认以后，再在自己时间管理清单上做标注，以提醒自己。
此类人并不会特别地去思考做事的步骤，而习惯于从眼前的事情开始着手。对他们而言，每天上班以前单纯地确认一下当天的预定行程就已经是“时间管理”。如果有多余的时间，他们也会想要跟家人在一起，或者看一些书来提升自己。不过，每天仅仅是应付预定的行程就已经精疲力竭了，根本找不到时间来做那些事情。
偶尔，遇到没有行程安排的空当时间，他们反而会不知道自己可以做什么，因此，大部分时间不是浑浑噩噩地度日，就是死板地按照规划来做事。
◆积极规划
所谓的“积极规划”往往是回推型、可以顺利完成大量工作且获得满意成果的人，或是可以充分地享受私人生活的人所选择的规划方式。
积极规划型的必要条件，首先是设定明确的目标，比如，“2月18日要成立新的部门”“营业额要提升20%”“开发3名新客户”“拿到5个订单”等重要事项。想要为这些既定的重要目标做好万全的准备，通常要往回推三个月。
◆确认
你需要先确认为了达成目标，哪些准备工作是非做不可的，然后，将这些工作划分成几个阶段，再根据其他工作的预定安排调整时间，确定出最后的行程。
举个例子来说，某位经理为自己的部门定下了“在2016年3月要将营业额提升至230万元”，为了达到这一目标，他与下属们一起对目标进行了评估，并认为，想要达到预定的营业额，需要有32位客户下订单。为了确实地拿到这些订单，部门同事必须在2月15日以前拜访58位客户，同时更要准备好新产品的资料。
此外，在拜访客户以前，还要先请业务部的相关同事将这58位客户的资料在1月5日以前整理出来，以达到仔细了解客户、针对客户爱好、需求更好推销的目的。
类似这种准备工作，基本上可以从目标完成日开始回推，在三个月以前，甚至半年以前就可以着手开始准备。
相反，如果是遇到事情再解决型的“消极安排”的话，明天的工作内容要等到今日的工作告一段落才会知道，下个礼拜的进度要看这个礼拜的完成状况，等等。如此一来，往往极难做到事先准备。
也就是说，今日该做什么，或是明天该做什么，应该从知道目标的那一刻开始回推规划，如此一来，便可很快确定每天的工作内容。
当然，每个人不可能只负责一件事情，而是极有可能会受到周围环境的影响，出现一些自己无法掌控的约会、会议等。然而对于高效能人士而言，在必须完成任务的大前提下，事情必须依据重要程度来加以盘算，不是那么迫切的工作就可以先放至一边——如此一来，便可以避免忘记截止日期，直到最后期限才手忙脚乱地赶工。
●为自己的大任务设置最后期限
最后期限其实就是自我对时间的预算：在财务管理中，预算你的开支对你而言非常有必要，因为这样可以避免你喜欢什么就买什么的坏习惯。另外，预算也会强迫你去完成最重要的事情，每月有预算的开销，往往比你凭借一时冲动随意浪费钱更能充分利用你手中的钱。
这与时间管理完全一样：时间有限，给自己一个最后期限，可以迫使你在期限内完成重要的大目标，并且将次要的事情搁置一边。
有关时间期限，你需要认知几大事实
◎时间期限并不会使你变得更富有创造力，它是有动力，但它并不能成为你快速实现目标的惊人方法；
◎定下时间期限并不是让你快速前进，而是使你更合理地安排工作；
◎有时候，时间期限会阻碍前进，比如，你决定在两个月内完成一个网页设计，那么，接下来几天你可能直接使用模板，或者雇用一名设计者帮助你完成任务。
若设立期限并不能帮助我们更好地发挥才能，也不能帮助我们变得精力充沛的话，我们为何要设立期限、又应当什么时候设置期限呢？
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