如果你是同时管理了多项任务的高效人能士，你也可以用眼下参与的计划为分类的基础，如“A项目”“B项目”，今后，不同的团队成员给你寄开会通知时，你就不会再搞混了。
如果你以组织单位为基准，不管是研发单位、业务单位，或是上级部门的来信，都会一封封井然有序地被归档，省得自己还需要花费时间去一封封地阅读、过滤、再归类。
●妥善归类，杜绝垃圾信件
如果你的同事总是喜欢发垃圾信件的话，你很可能不好意思在信箱中设定拦截功能，拦截或者直接退回他所发送的垃圾信件；如果发送方是客户的话，你当然更不敢这样做。而且，有些时候，这种来信还会附有“开启通知”的功能：当你开启、删除此信时，对方便有相应的回复——万一是客户发送的邮件，万一你连信都没有看，就直接删除了，对方自然会感觉尴尬、没有面子。
在这种情况下，最好的办法是建立一个专属于“他”的资料夹，积累一段时间以后，便进行“批次性”的处理，将这些垃圾信件一次都打开、关闭，然后再彻底删除。
●建立“有舍才会有得”的处理原则
资讯爆炸的时代，很多职场中人会感觉好像每一封邮件都很重要、其标题都很吸引人，不看仿佛就会错失什么新知，但又不想、不能或者没有时间马上看。如此每日积累，就会看到一个快要爆炸的信箱。
其实，只要当下不看的新闻信息或产业情报，往往会在短时间内变成过去式的旧闻，你留在信箱里，不去阅读也不会再产生任何的作用。有舍才有得，对待此类过期的资讯时，忍痛删除才是最好的选择。
当然，最好的处理办法是每隔一两天，就利用下班前15分钟或午餐时间、零碎时间快速阅读这些信件，再选择到底是存档还是删除。累积太久都没有看的新闻信件，请忍痛删除掉：新闻永远具有即时性，当下没有看，它们就会变成过去式，再阅读也没有任何价值了。
●明确写作电子邮件的要点
你很可能会发现，在电子邮件的阅读过程中，有些人的邮件会耗费你大量时间。你需要从他们的信中细细地去琢磨：他写这么长的信，到底是想告诉我什么？
不良邮件的特征
◎呈现散文状，长而枯燥，又期待他人去阅读；
◎重点不突出，时间、行动与目标不确定；
◎群发，使邮件变得没有针对性。
这种经历告诉我们这样的信息：增加电子邮件的利用效率，并不仅仅要求我们要将收到的电子邮件处理好，同时，我们也要发送好电子邮件。
有效地发送电子邮件将会为我们带来以下好处：
◎提升效率——令邮件获得更有效的反应，使事情得到更有效的推动；
◎增强我们的影响力、提升专业度——一封简单利落、重点突出的电子邮件，将会使你的合作伙伴对你印象更好。
◎有机会使对方看到你写信的方式，并可能提升对方依据你的写信方式回复的概率，从而间接节约你的时间。
一封好的电子邮件应起到以下作用：它是什么，让收件人一眼便看清，自己需要在哪个时间段做什么。因此，发送邮件以前，你应做以下事情：
◆明确目的
你应清楚地了解自己的邮件类型是什么，你期望在什么时间，什么方式，达到怎样的目的，如果达不到，会对你的工作产生怎样的影响。
◆筛选收件人
“精简明确”是邮件的基本原则，而这种精简需要从发送名单开始。在你的收件人名单中，你要只发给关键人物，即那些能左右事情进程的或者可以提出有价值的建议的人。
在收件人名单中：
①有哪些人是你需要获得明确态度的——发邮件后，立即进行跟踪；
②有哪些人是你期望获得建议的——发邮件后，立即向他征询。
这些都是你应在发邮件之前便尝试着去了解的。
◆书写清楚
没有人愿意花时间去读一封长邮件，一封有效的邮件应有以下特点：
①这是什么事？
②计划在何时进行，具体原因是什么？
③作为接收邮件者，我要做什么？
④我要在何时做？
⑤我若不做会怎样，我做了会产生怎样的价值？
◆做好备份
如果你寄出的是一份重要信件，那么，不忘另寄备份给自己，这样在需要的时候，你的备份便会派上用场。
当然，如果你期望自己的邮件能够更高效，你便应避免在周一和周五发送重要的邮件，就算是在这两天发送了邮件，也不要忘记以口头或者电话方式告知接收者，这样才会提升他回应邮件的速度。
只要养成了更高效管理电子邮件的习惯，相信你被淹没在茫茫的电子邮件中的概率将会大大下降。
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