每天将所有的工作都标上四类标签，这本身就是一种时间上的浪费，其实，我们完全可以将四类标签简化为两类“重要”“紧急”。
重温时间管理四象限
在任务管理清单中，你可以利用不同的标签来区分每一项任务的权重，帮助清单加上“重要”或“紧急”两个标签，加上两类标签后，基本上任务的属性便不会改变了。然后，每天执行完我们之前所说的“今天的BOSS任务”后，你便可再次翻看自己的权重分类待办清单：
◆优先执行同时有“重要”与“紧急”标签的任务；
◆接下来若有时间剩余，优先执行“重要”任务；
◆最后，如果今日还有空闲的工作时间，就执行“紧急”任务。
●询问自己三个问题，以提升工作效率
为了使自己总是将精力集中在日程表中最重要的事情上，你可以经常问自己三个问题。
◆对我而言，什么是最有价值的事情？
换言之，什么是你必须完成的，是对你的公司、家庭以及生活贡献最大的那项任务？这是你应该经常自问自答的最重要问题之一。
你可以自己先将这个问题考虑清楚，然后再带着这个问题去拜访自己的上司，并询问自己的朋友、家人与下属。就如同拍照时需要对焦一样——在解决任务列表中的任务以前，你必须弄清楚，什么对你而言是最有价值的事情。
◆什么事情只能由我来做，而且关系重大？
这一问题其实是依据管理专家彼得·德鲁克的管理理论提出的，它是改善个人效能的最经典问题之一。这就意味着，你要从自己的任务清单中找出那些“非我不可”的任务，同时对该任务了然于胸，然后，专心致志地去完成这件事情。
“非我不可”的任务有两个特点：
◎如果你不做，其他人谁也做不了；
◎如果你做了，而且做得尽善尽美，就会对你的生活与事业产生巨大的影响。
◆此时此刻，怎样利用我的时间最有效？
换言之，这一问题也可以这样阐述：“在当下，我要完成的最重要的任务是什么？”这是有关一日时间安排最重要的一个问题，同时，它也是克服拖沓、提升自我工作效率的关键。
一个节省时间的时间管理方法应该是：
◎花费最少的时间排序，确保每一项任务一定会做到；
◎与其花费时间去排一堆任务，不如专注于重点任务；
◎让你不用一直重新安排时间；
◎只要做到“知道自己接下来可以做什么”即可。
就如诗人歌德曾经说过的那样：最重要的事情永远不能让步于最不重要的事情。你越是能够准确地从自己的时间表中找出那些重要任务，你就越容易利用有限的精力，去着手处理那些对你而言最重要的工作。
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