3. 四条原则，更好地处理重要任务
时间管理过程中最重要的关键并不在于提升要做的事情的效率，而是在于要确定哪些事情是自己必须做的。
仅拿周计划来说：你可能已经依据自己的具体情况，列出了一周内的所有事项。本周内最重要的目标包括某个长期的项目规划，以及为某个重要的事项做准备。在这种情况下，为它们定下特定的时刻，以便与自己约定更快地实现这些目标，并且将这些自我约定看成与顶头上司的约定一样重要。围绕着它展开计划，在剩余的时刻再安排其他的活动——看起来，这样的方法并不困难。
但某些情况下，有些事情是无法列出关键时间点的。比如：
你在周日的时候突然发现，原本与你亲密无间的女儿开始故意疏远你。当你询问你的爱人原因时，她告诉你，女儿认为她没有你的工作重要，并因此而备受伤害。在这种情况下，你迫切地意识到，下一周的目标是改善与女儿的关系。
但是，与女儿相处的机会不会在特定的时刻出现，而且，你也不能强迫女儿在某个时刻必须与你交流，这只会让你们之间的关系更僵硬。此时要怎么做？
最有效的办法是，简单地将她的名字写在“今日要务”的最前位置，然后等待机会。如果你在周一的时候列上了，却没有等到机会，没关系，将它挪到周二。这样一来，“与女儿相处”这件事情在你的头脑中总是优先需要处理的最重要任务，而且，你一直在寻找适合的机会来处理这件事情。
于是，你可以看到一周内，该事件发生了什么样的变化：
到了周三的晚上，你正在看部门财务报表，此时，你的女儿走进来，说想和你谈谈，你当然会将财务报表——而不是女儿——放在一边。
当你已经找出了自己最重要的目标任务以后，你现在面临的挑战在于，如何在应付各种意外事件与意外挑战的同时，减少非必要任务对重要任务的影响。
在一天开始时，你可以做以下事情来增强自己“减少非必要任务”的决心。
●回顾工作与生活
人们常常喜欢将自己当前的行为正当化，高效能人士更因为对自我能力的过度信任，而不愿意承认自己正在做无用功。但是，从众所周知的时间管理“二八原则”来看，80%的效益产生自20%的事情，因此，如何减少不必要的事情，才是增加时间最有效的方法。
现在，你可以先回顾一下自己工作以外的活动，看看哪些费时又费力的事情是可以少做或者不做的：你可以缩短自己看无聊电视的时间，将节省下来的时间用于陪伴家人、读书、运动，或者做一些其他可以提升个人生活质量的事情。
接下来，再回顾一下自己的工作，确定哪些事情可以交给别人去做，哪些事情可以干脆取消不做，这样你就可以腾出更多的时间，来处理那些至关重要的事情。此时，“创造性拖沓”成了一种良好的习惯：不管何时何地，你都要尽量让自己去思考一下，哪些是可以推迟处理甚至是不处理的事情——这个决定本身就可以改善你的时间管理状态。
●对这一天展开心灵演练
心灵演练的过程与传统时间管理中的“每日计划”大有不同：你很可能昨天晚上已经制定好了自己的日程表，但在早上醒来以后，花上几分钟来重温自己昨天的工作进度、今日的任务计划，可以让你更好地依据自我大目标来校准内心的罗盘，从一天、一周甚至一年的背景来观看这一天。
这种方法的意义在于，它可以很好地恢复洞察力，使你对自己所面临的意外机遇或者意外挑战做出更有意义的回应。
●区别优先顺序
如果进一步区别优先顺序对提升你的做事效率有帮助的话，你可以为每一项任务赋予某种标志，有些人愿意使用ABC，并依据重要性，给每个活动标注上A、B、C，并总是先进行A类任务，有些人喜欢用数字标注，这需要个人对事情的优先顺序拥有更清晰的判断。
不管你采用的是哪一种优先顺序的标注方法，你应该首先使用涂亮、画圈或者加星号的方法来标注出自己的最高优先。这可能要求你在当天安排的两项重要任务之间做出选择。即使当天别的什么事情也没有做，你依然会感觉满意，因为你知道，自己已经做了一项最重要的事情。
排定优先顺序时，关键是要记住，你的排序只包括了列入一天的事项，它并未考虑意外机遇或者意外挑战的优先顺序，如果你已经仔细考虑了自己的角色与目标，那么，一天中什么活动最能反映你实现自我角色或目标的努力，就是这一天中的要事。
●应用某种形式的T形计划
你可以在每天的任务计划上运用“T形计划”：在左侧列出对时间敏感的活动，在右侧列出可以在当天任何时刻进行的活动。通过将那些对时间敏感的活动与其他活动分割开来，你可以更有效地安排一天的工作，并依然对自己的重要承诺保持敏感。
那么，什么才是“对时间敏感”的活动？某项活动，若它的价值与当天的特定时刻密切相关的话，便可以被视为是“对时间敏感”的活动。
比如，你原本在周四的早上10点与医生会面，在10点时，这项活动就有很高的价值，你甚至可以为它推迟其他的任务。不过，这一任务在下午4点时就会变得一无所值。
通过剔除非必要任务的方式，你可以看到自己的时间的“最佳”利用。一旦情况有了变化，你可以暂时停下来，并与自己内心的罗盘取得联系，以确定如何才能更好地利用自己有限的时间与精力。
当意外事件与计划事件相比并没有那么重要时，你就可以利用上述四条原则来坚持原定计划。当意外事件比计划事件更加重要时，上述四条原则将会让你更加信心十足地适应并做出变更，因为你非常清楚，你自己是在真正地按照事情的重要性而不是紧迫性在行事。
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