4. 使用行事历，减少用于“时间管理”的时间
你应该曾经有过这样的经验：明明花了很多时间去收纳物品，但越整理这些东西，它们便越难被使用。或者花费了很多时间去管理时间，但时间都被浪费在了任务排序上，反而没有时间去真正地执行。
这会让你认为自己在本书之前所阅读的内容都是无用的。但事实上，你的时间管理之所以会陷入这样的窘境之中，原因就在于，你将时间管理的目标搞错了：我们管理时间并不是为了“管理”与“收纳”。不管是工作还是生活中的任务，我们的真正目标永远是“使用”“执行”“体验”与“完成”。整理与排序只是一个过程，若将“手段”误认为“目标”，自然会导致时间管理本身反而变成了最浪费时间的一件事情。
时间管理当然是必需的，但安排行程、规划任务这些事情，不应该被放在“工作时间”来做，而是应该利用工作时间以外的其他时间完成。正式的工作时间，一定要留给那些真正需要去执行的任务。
●认清“行事历”的重要性
写行事历与写任务清单不同，行事历因重要任务而出现：透过写行事历，可以让你思考，自己为什么要在某个时间做某件事情。一旦厘清了每个时间段的工作目标与进程，即使是同样的工作，做起来心情也会完全不同。因为你会明确地感受到，自己的开始与终点在哪里，而且，你正从完成一件又一件的事情中积累生活的成就感。
●不要将“容易变动”的任务写到行事历里去
“行程”与“任务”是两件截然不同的任务，因此，你应该学会使用“行事历”与“待办清单”两种工具：“待办清单”上的任务，是你一天中需要应用的事情总列表，行事历上所写的事情，往往是已固定的任务。
很多高效能人士习惯利用“行事历”来排工作顺序，看起来这样很节省时间，但如果将所有的琐事都写到行事历上，包括那些不一定非要在某个时间去做不可的事情，就会造成时间的浪费：一有任务就排上行事历这个举动，本身就要花费设想时间，一件任务插队，会导致其他任务都被延后，时间都需要修改，所以，你必然会花费许多时间去安排任务。
周二 8月21日
10：00 写会议报告
10：40 询问华腾项目工作进展
11：20 整理大客户资料
上图是一位经理的行事历，他因为知道自己要做上述任务，于是便在前一晚将这些任务都排好了，并且很精准地排在某一时间点，让自己去做某个任务。
但实施的过程中他发现，这样的“预排”是很容易无效的，因为很可能礼拜二的早上10点钟，自己被叫去参加了一个会议，或者刚好昨天一项重要的工作未能完成，或是部门中出现了意外事件，需要他去处理。
于是，他还要再花费一样多的时间，去将这些已经排好时间的任务再次调整——来来回回，大量时间被用于“调整时间”，这本身就是在浪费时间。
这位经理的经历能够证明时间管理中的一项铁律：即使你是一个极其严谨、自律的人，你也无法掌控“外在环境、主管、客户、工作伙伴临时要你去做的事情”。因此，你应该将自己的行事历内容做出改变：
你的行事历上应该写上那些不容易变动，甚至不能发生变动的行程，如项目进度与会议。
比如，某一项专案要在哪一天进行到哪种程度，这种事关组织、团队发展的大事就可以写入行事历里，因为这一进度不仅确定以后不会变，而且也不能变。通过行事历，你便可以督促自己与团队在那个“截止日”到来以前，完成重要的任务。而会议也是如此：高效能人士参与的会议往往具有时间固定性，你就是要在那个时间点到那个地方去参加，绝对不会改变。
●确定截止日期，行事历根本不需要花费时间去排序
其实你根本不需要花费任务时间在行事历的管理上，因为这些“真正需要写入行事历”的行程都有这样的特色：这些时间都不是你一个人可以决定的。这是外在环境施加给你的时间，你只是被告知要这么去遵循这一时间安排，所以，它们根本不需要你去管理、思考，你只需要记得：“我在某某时间要去做那件事情，而且一定要做。”
这就意味着，你只需要将自己被通知的时间放上行事历而已，因此，你应将这一部分优先区分出来。
然后，你可以接下来对“截止日”这一问题进行思考。
比如，你的专案被设定“将任务在周一布置下去，并在这周五需要完成项目的50%”，这一时间是已经确定的进度，是你不能改变的，在这种时候，你要怎么办？你自然是依据一周五个工作日，将任务分成十等份分配，然后，每天起码要求自己完成一等份的内容。
这就是为何“行事历不需要花费时间排序”的很重要原因：因为没有什么好排序的，先确定了截止日期，其他的就只是逆向回推进度而已。
一旦“截止日”“每周进度”出来以后，我们便非常明确地知道“我要在多少时间内完成多少事情”，然后再很自然地先将分量划分，实际执行当下依据“多退少补”的原则，最后截止日期时将所有分量的工作都完成即可。
●使用哪种行事历？找出最适合你的模式
了解了写好行事历的重要性以后，要采用什么样的做法呢？过往，很多人习惯使用纸本记录，通过手写，将生活的纪律、创意与感动都收纳进去，然而现在随身智能设备如此普及，自然有很多人想要利用此类工具。
其实，纸质记录与科技产品记录没有孰优孰劣，两者只是载体不同，而背后的行事历写法与原理都是相同的。
在采用哪种行事历问题上，其实你不需要过分拘泥：分析自己惯常的工作模式，哪一种模式可以使你感觉到“记录真好”的热情，哪一种能够带给你最大的利益，那种模式便是最适合你的行事历做法。
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