其实，探究因邮件而至的任务，我们会发现，它的含义其实是“要加一些额外的任务给你”，但我们正式的、重要的工作都还没有完成，就要两头忙去处理额外的任务，那自然是不切实际且干扰效率的。另外，会用电子邮件寄给你的额外任务往往也不是当下就非要完成不可的紧急任务，因此，利用零碎时间来处理邮件才是最好的工作流程安排。
◆回复朋友通讯
和电子邮件一样——通过即时通讯软件或短信传来的信息，往往不是重要的信息，因此，同样的道理，你完全没有必要在工作时间，或者为自己设定的工作时间去处理朋友之间的聊天通讯。等到有零碎时间，尤其是意外的空当时，如会议稍微延后的5分钟、因今天工作提前完成而剩余的10分钟，再打开即时通讯软件，去看看朋友传送给你的讯息就好。
◆安排日历行程
按大脑的思维过程来说，一坐到办公桌前就立刻知道要做什么，并且立即开始工作，是效率最高的，所以，如果有零碎时间的话，不如给自己安排一下日历行程：打开手机上的行事历，重新安排一下工作应该不是什么难事。而且就像我们之前所说的，每天一定会有零碎时间，所以，一定有时间可以供你安排行事历，因此，你不需要担心没有时间做这件事情，更不需要在正式工作时间去做。
◆检视待办清单
在正式工作时间安排待办清单是一种极其浪费时间的举动，待办清单并没有那么重要，而你之所以迫切地想要检查它，只是想为自己找到一个逃避工作的借口、手段而已：因为眼下不想做正式工作，烦恼正式工作，因此安排待办清单来为自己缓解压力。
将安排待办清单这件事情留到空当时间来做，如完成一项工作后的空当，就是最好时机，此时，你可以拿出待办清单为自己做一个简单的顺序微调。
◆思考一些自己的事情
空当时间不一定要留给工作，你也可以留给自己：如果生活上、人际上有什么烦恼的事情，你也可以练习着在正式工作时间先将它们“暂时移开”，通过记在笔记里的方式从脑中移出、在心里暂时遗忘。然后，等到零碎的空当时间，再拿出笔记，重新思考自己的事情，将想法、感觉写下来。
上述事情几乎都是工作与生活中非做不可的事情，若将它们塞入空当时间，生活的整体效率将会大大提升。当然，你也需要记住：利用空当时间法，最重要的观念即是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。若可以建立这种正确的想法，并身体力行，你便必然可以将时间做出有效的计划分配，完成一些更有意义的工作。
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