3. 利用流程表的同时，减少少许变动性
流程表被用于时间管理，最初是由美国和英国“北极星导弹”专案的科学家们所创造出来的。在追踪计划表中的项目与优先事务方面，该方法拥有许多优点：
◆它可以显示不同行为之间的相互关联
一个图表可以达到千字的效果，图表技术可以帮助他人理解，为什么一个特定的步骤对整个工作的完成是非常重要的，它与其他项目的其他方面有什么样的联系。没有一份流程表，你就很难解释一个特定步骤或者时间期限的必要性。
◆帮助团队成员进行交流
通过流程表，可以强调数据与委派工作的重要性与意义。一旦人们看到自己的工作是整个项目的一个必要环节，他们就更可能理解，为什么需要在规定的期限以前，将自己负责的那部分工作完成。
流程表所带来的最大优点之一就是，当你的一个上司、同事或者下属突发奇想，产生“将这个项目的完成时间提前/延后一个星期”的想法时，它可以帮助你解决这个问题。不需要与之争执，你只需要列出流程表，并利用它来说明问题。如果这个最新的最后期限足够重要的话，那么，其他的那些事情、步骤需要做出什么样的让步？
比如，你的团队已经负责了一项重要的广告设计任务，但是，眼下有新的潜在客户想要了解你们公司的广告制作水平，于是，你的老板要求你的团队在一周以内，以你们所能发挥的最高水平来制作出一个超出业界平均水平的广告。
此时，你就可以拿出团队原本已经定好的广告设计任务，并告诉他：“老板，我也很愿意在一周以内拿出一份优秀的广告，不过，你看，这是之前我们的大客户的广告时间安排——只要你感觉这里面还可以挤出时间来，我一定会带领团队完成这项工作。”如此一来，你便拥有了一次与老板开诚布公地进行交流的机会，而老板也会发现，乱插任务对于原有的工作本身就是一种巨大的负面干扰。
●明确流程表四要素
即使是最简单的流程表，也包含四个要素：
◆图：其内写有必须完成的行为；
◆线条：指明进程的方向，并且显示未完成的工作；
◆日期：具体的完成目标期限，如最后期限；
◆名字：已经被指派给不同任务的负责人的姓名。
这里还有一个另外的因素，可以使流程表时间管理法区别于其他的工作流程控制法，该方法不仅可以为我们提供新的展示计划的方法，同时还迫使我们形成一种新的思维方式。在一个典型的计划程序中，我们往往问自己：“我/团队现在处于什么位置？”然后才会开始思考接下来的行动步骤。但流程表时间管理法却恰恰相反：在计划之初，它必须进行逆向思维。
你肯定在电视上看过高尔夫球比赛，专业的高尔夫球手都是进行逆向思维的高手：他们从球座（发球时搁球的沙堆）开始算起，标准杆数为五杆，也就是说，他们需要在五杆甚至是更少的杆数以内，将球打入目标洞里。
目标洞往往是比赛中最远的洞，因此需要这么多的杆数，但是，众所周知，长距离的洞代表着最好的、打出低于标准杆的机会更少。
因此，很多高尔夫球的高手在开始击球以前，往往会展开逆向思维过程：“今天，标志旗在绿地的什么地方？”
“我的球需要落在绿地的什么位置上，才能使我有最大的机会，在第四杆将球打入洞中？”
“第三周时，我的球应该落在球座与草坪间剪平草地的什么位置，才可以更好地落在第四击需要的地方？”
“我需要什么样的球杆？如何将球从球座上打出，才可以使自己在预定的第二击位置上继续进行比赛？”
利用此类逆向思维对目标进行定位，往往可以使你看到与众不同的东西，同时也会帮助你更好地制定流程表。
●先从简单的开始
一份简单的企划报告制作流程表
上图是一个单向型的、直线型的流程表，它由一系列的步骤组成，直至最终完成项目，每一个步骤都要按照一定的顺序进行，而不会受到其他因素的影响与制约。上面你可以看到，在图表中已经填入了一些资讯，这一项目是完成一份报告，其截止日期是4月23日。最后一步，在最右边的圆圈中，标有“报告完成”。上面显示了具体的截止日期，以及这一步骤的负责人是谁。
●利用工作表，展开流程表的制定
如何从“报告完成”得到剩余部分的资讯？我们可以从后向前推进。在此处，你便能够利用之前提到的“倒推法”：“为了完成这一步，在此之前，我/团队需要进行哪些工作？”此时，我们可以利用“七步计划工作表法”来完成这个任务。
①在表格顶部的空格上，写上正在进行计划/项目的名称或描述，以及今天的日期（或者你希望展开该项目的日期）。
②在表格的底部，写出完成项目的详细描述——它应该是什么，它看起来应该是什么样的，或者任何可以给你提供清晰情境的东西，比如，这个项目完成以后应该出现什么样的情形。如果你知道这个项目的截止期限，将其填写在相应的空格处。
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