第四章
赶走时间窃贼
更理性应对干扰
高效能人士往往为外界干扰而苦恼：有些事情总是会突如其来，打断原本正在进行的工作。外界的干扰有很多种，并非所有干扰都值得我们更改既定的日程安排，但也并非所有的干扰都需要拒绝。既然如此的话，如何区别干扰内容并相应处理，才更能节约时间、提升效率？
1. 避免大脑压力，集中精力工作
日本一项专业的统计数据显示：人们平均8分钟会受到1次干扰，每小时大约受到7次，或者说，每天受到50～60次的干扰。平均每次干扰的时间大约是5分钟，每天共计约4小时。其中，约3小时的打扰是没有意义或者说只拥有极少价值的。同时，人被干扰后重拾原有工作思路平均需要3分钟，共计每日大约为5.5小时，按工作8小时制来计算的话，这占据了工作时间的68.7%。
切换思路、实现思维转换可能是件好事：比如，你正被一个项目搞得焦头烂额，在始终没有什么进展的情况下，越来越灰心丧气，此时，你与同事一起出去吃午饭，除了饭菜好不好吃以外，什么都不谈。等你再回头考虑这个项目时，你与它已经拉开了一段距离，现在，你可以看到一筹莫展的原因，而解决办法也自然一目了然了。
但是，频繁的思维转换很容易导致精力分散，从而严重影响效率。你很可能一直疑惑不解：为什么自己休息充足，但一到下午三四点时就疲惫不堪？这是因为你一天都在会议、电子邮件、同事交流、电话沟通等不同任务间来回地转换，早已耗费了大量的脑力，剩下的自然仅有一种精疲力竭的感觉了。
一天到晚，大量的思维转换只会使你的压力大大增加，若你力图专心致志地完成一项特定的任务，却一直心绪烦乱的话，那你只会灰心丧气。一旦出现灰心丧气的情况，压力便会越来越大；压力越大，便越难集中精力——情绪上的恶性循环致使时间管理陷入了危机之中。
对于因为干扰而导致的思维中断，你经常会处于束手无策的状态。老板打电话来，让你马上出席一个有关紧急预算的会议，此时，你正在专心致志地制订销售计划。你会怎么办？你当然不能说：“对不起，我没有办法马上完成这种突如其来的思维转换。”
幸好，有办法可以使你减少每天发生因干扰而导致的思维转换。更重要的是，通过这些办法，你可以将每一次思维转换所造成的负面影响减小至最低限度，同时也可以减缓大脑由此而带来的压力。
●及时加注解，以备日后更快捷地了解相关背景信息
对于日程表上每一个重要的条目，你都应该尽量加上背景信息。比如：
如果是出席商务会议，你可以在预约安排内容的旁边注明以下背景内容：
◆你要与谁见面？
◆与会者都有哪些人？他们的背景、与会目的是什么？
◆会议的目的是什么？
◆会议的地点在哪里？
◆开车要怎样走？是否会堵车而需要提前出发？
如此一来，你便掌握了一些重要的背景信息，从而在你一看到这个会议安排、并为此而做准备时，顺利地转换到该商务会议的思维中去。
因此，你不需要浪费他人与自己的时间，从长期记忆中再去回忆与会议概况相关的基本内容：用不着经历那种模棱两可的感觉，思维便会自动转换到商务会议所需要的信息，并会因此而将会议有可能出现的大致情况呈现在你的面前。由于这些信息还可以搜索，因而在日后需要的时候，你还可以顺利地找到。
●不管在何时，尽可能将一天工作安排结构化
在任何你力所能及的时候，尽可能地将一天的工作安排结构化，以便具有类似背景的任务与会议——不管它们是涉及了同一个主题，或者与同一个主题相关，还是同样会用到大脑的某个部分——可以连续进行。比如：
如果你事先知道这一周要召开四场与季度业绩相关的会议，那么，在你权力可以影响到的情况下，你可以尽量将四场会议安排在一起，一场接一场地连续召开。如此一来，你就不必在有关于公司业绩情况与眼前工作的思维中来回地转换。
假如你必须参加一场与自己眼下正在负责的项目相关的宣讲会。会议后，你可以尽量安排时间，紧接着处理一些与该项目、该会议相关的任务。而且，你会发现，在这种时候，你的工作效率与专注程度都要高出很多，因为大脑早已处于这一思维中。
从一种思维转换到类似思维时，大脑会感觉到轻松，因为无须将短期记忆中的很多东西清空，也不需要去回忆新思维下的目标、任务是什么。这就意味着，你不需要花费多少精力，新任务马上就可以上手。
这与参加体育运动时人体运作的机制类似：由于大脑已经完成了热身，因而马上就可以投入比赛中。必须转换的思维次数越少，下班时，精神疲惫的程度就越轻。
因此，在你规划一天的工作任务时，你应想想自己一天中将要来回转换不同思维的次数，并尽量将类似的任务排在一起。此外，你需要格外注意：哪些思维背景比其他的要求更高？写一份企业年度预算报告远比写一份回复下属疑问的邮件难度大得多。如果有可能的话，尽量将那些思维背景要求较低的任务留在精神可能最疲惫的时间段去完成，比如，有人向你咨询了你了如指掌的信息，而你要抽出时间给他回电话，而你预计这个电话会耗时较长时。
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