6. 减少意外伤害，设定积极的应急计划
当某些意外情况出现的时候，你将做些什么工作，这就是所谓的应急计划。小至团队、大至组织，都必须拥有自己的应急计划，以备快速地执行。
1989年3月24日，在美国阿拉斯加州的瓦尔迪兹，艾克森公司一艘巨型油轮意外触礁，船上所载的原油泄漏出了达800多万加仑，在海面上形成了一条宽约1公里、长达800公里的漂油带。
油轮搁浅地区原为一个风景如画的地方，盛产鱼类，海豚海豹成群。事故发生后，海洋表面处处都是一层层黑乎乎的油污，不少鱼类死亡，附近海域的水产业受到很大损失，纯净的生态环境遭受巨大的破坏。这次事故不仅使该公司受到了极大的损失，同时也使其名誉受损：艾克森公司因为没有应对此类事件的应急计划，导致该公司在很长一段时间内陷入了被动状态中，备受舆论谴责。
在此事发生后，艾克森公司重新启动了从前被搁置的应急计划，并将大量的救援设备准备在了每一艘巨型油轮上。
一旦危机突然出现，不仅会搅乱原有的时间计划、打乱原来的项目安排，同时还会给自我与团队带来巨大的灾难。这种情况下，你就必须询问自己以下几个与设立应急计划相关的问题。
●现有设置中，哪些环节可能会出现问题？
为了应对灾难，你必须确定出自己最脆弱的环节。设想一个最糟糕的情境，并且问自己：我/团队可以处理这样的情况吗？这样的情况发生的可能性有多大？在问题转变成危机以前，就将其确定出来，这是你身为管理者或者计划确定者所面临的任务与挑战。
为了完成任务，记得执行反馈体系法：
反馈→鉴定→修正
意识到“通过反馈、鉴定问题、修正结果”的过程，可以在你的任务团队中创造一种透明、诚实而公平的氛围。拥有一个有效的团队成员反馈体系，你将及时获得预测问题所需要的相关资讯。
●你将在何时了解它？
显而易见，了解这一问题越早越好。你的任务是让这个体系处于合适的位置，以进行有效的交流，这就是我们之前提到的流程表的附加功能：它可以提升给你对处理危机至关重要的早期征兆。
确立正确预报的指导方针，以便获得出现问题的最初信号：
◆每周或者定期展开团队会议，提前进行彼此日程安排的交流；
◆尽可能使用流程表，并且使所有的工作人员都可以看到它；
◆将目标、程序与期望都书写下来；
◆使其成为一个积极的资讯报告体系，而不是进行惩罚与训斥的一个理由，更不要责怪报告问题者；
◆时刻注意事态的发展趋势。
●你将做些什么？
◆你必须有一份计划，并且时刻准备做出决定；
◆你的头脑中应该有备选方案，考虑并且准备你的基本资源，如资金、机遇、材料与人力资源；
◆一旦发现危机的早期信号，便立即重新计划那些可能涉及的任务；
◆确保你的决定拥有充分的依据；
◆知道目标——项目的驱动因素；
◆从在第一线工作的人员那里收集实际的情况。
●应付危机的八个步骤
这里有应付危机的八个步骤，可以为你提供必要的毅力、公开、智慧、能量与回应的行为。
◆回头集中你的想法
你必须站在宏观的角度去看问题，并且要尽可能快地看到。试图承担起一个外部咨询员的角色，即一个你可以求助解决问题的人。如果你能够以一种独立的、客观的视角来看待正在发生的问题，那些需要的行为将会变得更加清晰。因此，你应该尽力以局外人的身份与眼光来看待危机。
◆清理办公桌
花费几分钟的时间，为采取行为创造一个可行的、良好的环境。拿走办公桌上乱七八糟的东西，这样可以帮助你集中注意力。
◆控制或者减少干扰
为了避免干扰，你可以做哪些事情？你在办公室或者其他地方有一个藏身之所吗？你可以让其他人处理你的电话或者来访者吗？
◆清楚优先事务与截止期限
快速决定引起危机的截止期限，是否是一个真正的截止期限？也许你根本就没有遇到危机，如果你确实遇到了一次危机，那就加倍工作。还有其他重要的事情吗？将新的优先事务重新分配给其他人。
◆同一时刻集中精力进行一件事情
集中精力进行最重要的任务，一直坚持下去，直到将其完成为止。然后，你可以将注意力转移到其他的任务上面。
◆请求帮助
现在不是单枪匹马闯天下的时代了，你需要记住：人际关系网络对于你的成功十分重要。请求任何可以得到的帮助，并且要充分地利用它们。
◆一切都会过去的
在面临危机时，脑海中要时刻记得这句话。不论面临的情况有多么糟糕，最终都会度过它的。你以前遇到危机，以后也肯定会遇到危机。
◆向危机学习
在最严重的灾难废墟里，可以发现成功的种子。这次灾难给予了你什么样的学习经历？你是否学习到可以防止它以后再次发生的东西？你是否做了一些自己不应该去做的事情？哪些新的见识可以帮助你更好地应付下一次的经历？历史是最好的老师——如果你能够记得使用它的话。
个人生活与职业生涯往往会受到危机的影响：对你而言，面对危机更好处理，或者在危机的废墟中重新再出发的“希望的种子”在哪里？不断地去寻找，你将会发现，从危机中得到的机会与教训，甚至值得忍受它所带来的痛苦。
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