5. 从管理好电子邮件开始，缩短不必要的信息处理时间
电子邮件早已成为职业经理人们必备的工作工具，但是，假如你很容易分心走神，那么，它将会成为当今世界上最让你分神的事物：不管什么时候，只要大脑发出提示，告诉你又收到了新的邮件，你就禁不住要放下手头的工作，去查看新邮件。更有甚者，尽管回复邮件并非紧急任务，可你就是有一种无法控制的冲动，迫不及待地要去回复这封邮件。然后，很有可能一个又一个的邮件接踵而至——此时，回过头来想一想，在回复那封邮件以前，你到底在干什么？
电子邮件越是重要，它所带来的烦恼也就越多。
让比尔·盖茨最苦恼的是，他在收获了巨额财富的同时，也获得了每日多达400万封的邮件，而其中有90%以上是垃圾邮件。
美国硅谷著名CEO杰米·伯顿最苦恼的是，他每天不得不花费多达2个小时的时间，对电子邮件里突然多出来的400封垃圾邮件进行处理。他一怒之下，开始禁止手下240名员工在每周五进行电子邮件的收发。
深受电子邮件困扰的高效能人士大有人在，不过，因为他们拥有充足的手下，所以，帮助他们处理电子邮件的人也大有人在：这些公司的高级管理者大部分都会先要求自己的助手对邮件进行初步处理，而重要的邮件则留给自己处理。
相对于他们所拥有的人员优势，你很可能还需要独力进行邮件处理。而这种处理得以成功的前提就是“零邮件”：零邮件即是收件箱中的邮件永远保持在零状态。使邮件保持在零状态，可以使我们由信件而来的干扰最少。若心存挂念，便无法心静如水，而现代人无法全心投入的一大原因，便是信息源源不断地涌来。
电子邮件过多，给我们带来了过分的焦虑，同时也使时间被极大浪费。根据全球最出色的咨询公司——麦肯锡咨询公司给出的说法：一个花费在普通电子邮件上的时间占据了其一周工作时间的28%。这些时间超过了一个完整的工作日。而我们将这些时间花费在电子邮件的收与发上，却并没有获得相应的回报。因此，如何运用好电子邮件，以使自我效率得到提升，是生活在互联网时代的我们需要去面对的另一问题。
为何邮件会带来焦虑
◎邮件实在太多，没有时间进行处理；
◎邮件没有及时得到处理，或者无法处理；
◎过于频繁的提醒。
想要减少在处理这些日益膨胀的电子邮件所带来的压力，并让自己更着重于生产，你只需要采用简单的几步，就可以使自己成为信息管理大师：
●改变信箱设置
工作时，你频繁地听到电子信箱传来新邮件的“滴滴”声，手头的工作不断地被打断。如果是这样的话，你就需要改变自己的邮箱设置，以使电脑在新邮件到达时不再发出提示声响的时候。
此外，设置邮箱选项，规定必须手动点击“发送/接收”按钮，才能查看新邮件，也是一个不错的选择。
●信箱应公私分明
每一个职场人士多半除了公司给的电子邮件信箱以后，还会申请其他的信箱，所以，一个人有好几个电子邮件地址早已是职场常态。但是，很多人在与朋友、亲人一类的非工作关系联系时，也往往将公司的邮件地址留给他们——既然本身就有两个以上的信箱，为什么不妥善利用，将公私信箱加以区隔，分别由不同的信箱收取？
公私分明，使用不同的收信工具进行区隔，这是信件归类的第一步。这样做的好处在于，公司信箱处理公事，私人信箱收取私人信箱，从而在根本上杜绝信件混杂的情况；也避免了在上班时间收到私人信件，让人忍不住想要读信、回信，既影响工作，也浪费了应该处理正事的工作时间。
●建立通讯录群组
无纸的e时代，职场人士每日都会仰赖电子邮件传递工作讯息、发送会议通知、交报告等。为了使发信动作更有效率，平日里你就应该建立完善的通讯录资料，甚至以“同事”“客户”或者更加详细的“市场部”“销售部”等群组来分类通讯，才不至于在发信时浪费时间，一一键入收信人的地址。
因为职场人士参与的计划通常不止一个，每个计划的团队成员也可能会有所重复，常常刚刚发完A团队的会议通知，又要上交B团队的报告；为了使工作更有效率，避免发错信息，你应该进一步建立起通讯录群组，以群组的方式寄信。这样一来，既不怕搞错寄信对象，又加快了工作效率。
●善用收信软体，对来源进行分类
很多收信工具都有对来信进行归类的功能，比如，在Outlook中就有一个“规则精灵”的功能，你可以依据此功能来自行设定规则，建立资料夹，依据寄件的来源进行自动辨别，归档分类成不同的群组。如此一来，寄到信箱中的信件便不会显得杂乱无章。
比如，你可以设置一个专门收新闻件的“资料夹”，新闻信或者产业情报一类的邮件一被寄送到你的电子邮箱里，就会自动被归类到“资料夹”中。待有空时，再去细细读取、甄别有用信息。
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